Entrada al canal de denuncias, pulsar sobre la imagen:
o mandar por correo electrónico dpd@ntrs.es
¿Qué es el canal de denuncias?
El canal de denuncias interno es la vía de comunicación a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias (o comunicaciones) hechas por los miembros de la propia empresa o por otras personas vinculadas a ella, sobre posibles conductas irregulares o ilícitas que de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento y que sean contrarias a las normas de la empresa, tanto internas como externas.
Introducción
NexTRol Security (NTRS, o la Organización) pone a disposición de sus empleados, directivos, agregados, accionistas, proveedores, clientes, personal temporal, becarios, extrabajadores, voluntarios, trabajadores en periodo de formación, y otras terceras personas interesadas, un Canal de Denuncias (whistleblowing hotline) para comunicar de forma confidencial y segura, aquellas actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer el incumplimiento del Código Ético, de las distintas Políticas Corporativas o del resto de la normativa interna de NTRS, y/o aquellas conductas que, en un contexto laboral o profesional, puedan conllevar la comisión de un delito penal, una infracción del Derecho de la Unión Europea, una infracción administrativa grave o muy grave, o una conducta de acoso.
Se denominará indistintamente “informante” o “denunciante” a las personas que realicen una comunicación a través del Canal de Denuncias.
Las comunicaciones siempre serán confidenciales aunque por seguridad se especifique el nombre del denunciante, para que no pueda ponerse en tela de juicio la exactitud e integridad de la información contenida en el sistema.
La responsabilidad del Canal de Denuncias corresponde al Órgano de Compliance de NTRS, quien externaliza la gestión del mismo.
El Canal de Denuncias es gestionado Trusty, especializada en la gestión de denuncias, Compliance y Derecho Penal (en adelante, el “Gestor”); la cual aporta una plataforma vía web que garantiza la confidencialidad de las comunicaciones y la preservación del anonimato.
Ámbito objetivo
El CANAL DE DENUNCIAS, es clave para la prevención y detección de actuaciones irregulares, evitar posibles responsabilidades penales y posibles perjuicios reputacionales Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.
Derechos del denunciante
Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
NTRS proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento.
En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia sólo podrá acogerse a las medidas de protección en el caso de que haya primero denunciado a través del canal de denuncias y con los plazos y medidas establecidos.
También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público, como puede ser una situación de emergencia o riesgo de daños irreversibles, bien porque en el caso de que se realice una denuncia externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la ocultación o destrucción de pruebas o que la autoridad actúe en connivencia con el autor de la infracción o se encuentre implicada en ella.
Prohibición de represalias
En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento del Código Ético o de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe.
Derecho a recibir información
El denunciante será informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ser analizada.
Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante será informado sobre las medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones, explicándole la razón por la que se ha adoptado las medidas o acciones disciplinarias al denunciado.
Derecho a elegir
El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a nuestro canal externo, por medio del correo electrónico al DPD dpd@ntrs.es o de viva voz ante el responsable de la empresa, sin poder obligar al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.
Derecho a la información limitada
Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.
La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. En el caso de que denuncia aportada contenga información sobre secreto industrial o comercial u otra que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad de NTRS o de terceros implicados, estas deberán de emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse para fines distintos de la misma.
Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.
Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de denuncia a través del Canal de denuncias de NTRS serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor.
Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente.
Derecho al anonimato
El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
Derecho a la confidencialidad
La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable
El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de NTRS, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.
El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.
Derecho a la supresión de datos
Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.
